Главная » Блог » Деловое письмо на английском
Время прочтения 5 минут

В этой статье мы разберем важные правила и расскажем об основных секретах, которые помогут написать деловое письмо на английском. Полезные советы помогут разобраться с его структурой и содержанием.

Электронная почта во многом облегчила нашу жизнь, сделав этот способ общения и передачи информации одним из самых востребованных. Ее используют для связи с партнерами, отправки сопроводительных писем к резюме соискателя, написания претензий и жалоб. Этот вид переписки доказал право на существование, но не исключил из жизни и простых письменных обращений, написанных или напечатанных на бумаге. Независимо от варианта и поставленной цели деловое письмо на английском языке должно решать поставленную перед ним задачу, поэтому ему нужно быть:

– грамотным;

– оформленным по правилам;

– лаконичным, но при этом содержательным;

– без лишних отступлений – только факты и существенная информация;

– предельно вежливым, независимо от содержания и причины обращения.

При написании ответа во время переписки, учтите, как оформлено полученное письмо, какие обороты, выражения и слова приводил собеседник. Используйте направленное в ваш адрес письмо как образец при подборе фраз и обращений, чтобы соответствовать заявленному уровню.

Структура делового письма

При написании официального письма на английском языке придерживайтесь общепринятых норм, при этом не забывайте о ясности его содержания.

  1. Адреса. В верхнем правом углу указывают адрес отправителя. Имя, адрес электронной почты и номер телефона не указываются. Адрес получателя размещается ниже, в левой части страницы.
  2. Дата отправления.Обычно указывают рядом с адресом получателя (где вам удобно – немного ниже или выше, правее или левее). Формат написания даты может быть разным, при этом указываются не только день и месяц, но и год. Возможные варианты: 28 May 2019; 28/05/19 или 28/5/2019.

Учтите, что в США принято сначала писать название месяца, потом число. Пример: May 28, 2019. Чтобы избежать недоразумений, желательно указать месяц прописью.

3. Обращение к официальным лицам с уважением.

При обращении к мужчинам по фамилии: Dear Mr Jakson. Если письмо отправляется замужней даме: Dear Mrs Jakson; незамужней – Dear Miss Jakson.

В последнее время часто используется форма без обобщения семейного положения: Dear Ms Jakson.

При отсутствии информации о фамилии приветствие обычно выглядит так: «Dear Sir or Madam». Обращение к лицам с ученой степенью (доктор, профессор): Dear Dr. (или Prof.) Atkinson. В Британии после сокращенного Mr/Mrs/Ms точка не ставится (в Америке наоборот), а после обращения следует запятая – «Dear Ms Smith, …» (в США вместо запятой принято ставить двоеточие).

Будьте предельно внимательными при написании фамилии – нет ничего хуже, чем ошибки при личном обращении!

4. Как завершить письмо.

«Yours faithfully» – в случае, если имя адресата вам не известно. В противном случае пишут иначе: «Yours sincerely», после чего ставят личную подпись. Ниже печатают имя и фамилию отправителя, при этом рядом можно указать предпочтительную форму обращения при переписке. Например: Svetlana Petrova (Ms).

5. Содержание.

В начале (первый абзац) указывается цель письма (запрос, предложение, просьба, жалоба). Затем следуют пояснения, но без лишних отступлений, только по существу.

В заключительном абзаце указываются действия, которых вы ждете от адресата (возврат денег, прием на работу, передача информации и т.п.).

6. Стиль.

Значение имеют общий стиль написания и тон. При подготовке деловых писем следует избегать:

Для придания письму официального тона используют ряд модальных глаголов, которые существенно изменяют тон обращения. Так, вместо «Please attach the file…» («Пожалуйста, прикрепите файл…») следует написать: «I would be grateful if you could attach…» («Я буду вам благодарен, если вы прикрепите…»).

Фразовые глаголы, например, больше уместны для разговорной речи, поэтому: глагол go on (продолжить) лучше заменить на continue, вместо get down to (начать) – start или begin.

Это лишь несколько примеров, которые наглядно демонстрируют важность владения навыками деловой переписки. Мы расскажем и покажем вам еще больше примеров на нашем курсе «Деловой английский». До встречи!

Ваша Jane!

Поделиться
Отправить
Класснуть
Вотсапнуть

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *
Наверх
Заполните форму
Конфиденциальность Ваших данных гарантируем